بقدر ما تود أن تصدق أنك تعيش في عصر رقمي تمامًا ، لا يزال هناك الكثير من المستندات الورقية المستخدمة يوميًا. تتطلب معظم العقود التوقيعات الأصلية بالحبر ، ويتم طباعة الفواتير وقسائم التعبئة وشحنها مع كل طلب ويتم عادةً طباعة مستندات العطاء وربطها في كتاب. تحتاج إلى استخدام أفكار الإيداع والتنظيم للتأكد من أنه يمكنك الوصول بسهولة إلى الأوراق المهمة.
أرشفة
إذا سمحت بخلط ملفاتك النشطة مع ملفاتك المؤرشفة ، فقد يؤدي ذلك إلى جعل العثور على المستندات الحالية أكثر صعوبة مما يجب. قم بإنشاء نظامين لحفظ الملفات داخل خزانة الملفات الخاصة بك. اجعل الجزء العلوي من ملفات الخزانة نشطة ، والجزء السفلي من الملفات المؤرشفة. ستتطلب ملفاتك المؤرشفة عادةً مساحة أكبر ، لذا اترك مساحة أكبر للدرج في خزانة الملفات لهذه الملفات. ضع الملفات النشطة في أعلى الخزانة لسهولة الوصول إليها ، ثم ضع الملفات المؤرشفة في الأسفل.
لون الترميز
عندما تنظر إلى درج خزانة ملفات مليء بمجلدات مانيلا ، يمكن أن تبدأ جميعها في الظهور بنفس الشكل. إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تسهيل العثور على الملف الصحيح هي استخدام نظام ترميز لوني في مجلدات الملفات الخاصة بك. يمكنك شراء ملصقات ملونة لمجلدات الملفات الخاصة بك من أي متجر مستلزمات مكتبية. يمكنك استخدام الألوان لتعيين أقسام مختلفة ، أو التمييز بين الملفات المالية وغير المالية أو تقسيم الملفات حسب المسؤولية التنفيذية. لمساعدة الآخرين على استخدام نظام الترميز اللوني الخاص بك ، قم بإنشاء دليل على قطعة ورق عادية مقاس 8 1/2 بوصة بحجم 11 بوصة تحتوي على الملصقات مع ما يُقصد من الملصقات تمثيله.
المجلدات الفرعية
إذا كانت لديك معلومات يمكن فصلها بسهولة إلى فئات فرعية ، فيجب عليك استخدام المجلدات الفرعية للمساعدة في حفظ تلك المعلومات. على سبيل المثال ، إذا كان لديك سلسلة من الملفات لكل ولاية من الولايات الخمسين ، فاستخدم 50 مجلدًا فرعيًا للاحتفاظ بالمعلومات منفصلة في نظام الملفات الخاص بك. يمكن أن تساعدك المجلدات الفرعية في فصل الفواتير النشطة عن الفواتير المدفوعة ، أو تفصيل سجلات موظفي القسم المختلفة أو الاحتفاظ بجميع المعلومات الخاصة بكل أمر شراء مجمعة معًا حسب رقم أمر الشراء.
حافظ على التنظيم
قم بإنشاء قاعدة مكتبية تسمح لمجموعة صغيرة فقط من الأشخاص المعينين بسحب الملفات وإعادة الملفات إلى الخزانات. إذا سمحت لأي شخص في الشركة بالوصول إلى الملفات ، فسيتم تجاهل أنظمة الملفات في النهاية وسيحدث التباس. لا تسمح إلا لبعض الأشخاص الذين يعرفون الأنظمة بسحب الملفات لمن يحتاجونها ، وإرجاع الملفات عند الانتهاء.