يجب على أصحاب العمل حجب ضرائب الرواتب الفيدرالية والولائية المختلفة من رواتب موظفيهم. يتحمل صاحب العمل أيضًا مسؤولية تحويل ضرائب الرواتب إلى مصلحة الضرائب وسلطات الضرائب الحكومية نيابة عن الموظفين. علاوة على ذلك ، يجب على صاحب العمل تزويد العمال بعدة أشكال ضريبية. يتم إرسال العديد من هذه النماذج إلى مصلحة الضرائب الأمريكية وإلى إدارة الضمان الاجتماعي لأغراض إعداد التقارير الضريبية.
التزامات الضرائب الفيدرالية
يجب على أصحاب العمل حجب ضرائب العمل الفيدرالية عن كل موظف. تشمل ضرائب العمل ضرائب الدخل الفيدرالية وضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. يحسب صاحب العمل مبالغ الضرائب المقتطعة باستخدام نموذج W-4 ، وهو "شهادة مخصص الاستقطاع". يجب على صاحب العمل إيداع جميع ضرائب العمل الفيدرالية إلى مصلحة الضرائب. يمكن لصاحب العمل إيداع ضرائب التوظيف شهريًا أو نصف أسبوعيًا ، اعتمادًا على دورة أجور الشركة. تذهب ودائع ضريبة العمل مباشرة إلى مصلحة الضرائب عبر تحويل الأموال الإلكتروني.
الالتزامات الضريبية للولاية
بالإضافة إلى الالتزامات الضريبية الفيدرالية ، فإن أرباب العمل مسؤولون أيضًا عن حجب ضرائب الدخل المحلية والولائية والإبلاغ عنها إذا طلبت ذلك السلطات الضريبية المحلية والولائية. بعض الولايات مثل تكساس ونيفادا وفلوريدا وواشنطن ليس لديها ضريبة دخل حكومية. في الولايات التي لديها متطلبات ضريبة الدخل ، يجب على أصحاب العمل حجب الضرائب عن كل دفعة للأجور وتحويل الضرائب إلى وكالات الضرائب الحكومية. عادة ما يتم حساب ضرائب دخل الولاية كنسبة مئوية من اقتطاعات ضريبة الدخل الفيدرالية.
ضريبة البطالة
يجب على أصحاب العمل دفع ضريبة تأمين البطالة (SUI) وضريبة البطالة الفيدرالية. تمول هذه الضرائب برامج تعويضات البطالة الفيدرالية والولائية. توفر برامج البطالة مساعدة مالية للعمال الذين فقدوا وظائفهم. إذا استنفدت الولاية صناديق البطالة المتاحة ، فقد تقترض من الصندوق الفيدرالي لدفع إعانات البطالة. مرة واحدة في السنة ، تعيّن كل ولاية لأصحاب العمل المطبقين معدل ضرائب ، والذي يحدد مسؤولية صاحب العمل للبطالة في تلك السنة. تختلف التزامات ضريبة البطالة الفيدرالية حسب مقدار الأجور المدفوعة خلال ربع السنة التقويمي. يجب على صاحب العمل دفع جميع التزامات ضريبة البطالة الفيدرالية التي تتجاوز 500 دولار في نهاية كل ربع سنة أو في نهاية العام إذا كانت الالتزامات الضريبية أقل من 500 دولار.
إقرار ضريبي
يجب على أرباب العمل الإبلاغ عن جميع الالتزامات الضريبية الفيدرالية في نموذج IRS 941 ، "إقرار ضرائب أرباب العمل الفصلية". تطلب كل ولاية أيضًا من أصحاب العمل الإبلاغ عن إجمالي الأجور والمعلومات الضريبية لسلطات الضرائب الحكومية كل ربع سنة. في نهاية العام ، يجب على أصحاب العمل إعداد وتقديم نموذج W-2 وهو بيان أجر الموظف وبيان الضرائب. يوضح هذا البيان جميع الأجور والإكراميات والتعويضات الأخرى المدفوعة للموظف ، بالإضافة إلى مبلغ ضرائب الرواتب المقتطعة من أجور الموظف على مدار العام. يجب على صاحب العمل تقديم نسخة من استمارة W-2 للموظف وإدارة الضمان الاجتماعي بحلول 31 يناير بعد نهاية السنة الضريبية حتى يتمكن الموظف من تقديم ضرائب الدخل الحكومية والفيدرالية.