كيفية إنشاء فاتورة أولية

تشبه الفاتورة المبدئية الفاتورة التجارية الفعلية المرسلة إلى عميل يطلب الدفع مقابل السلع والخدمات. الفرق هو أن الفاتورة المبدئية يتم تقديمها إلى مشترٍ محتمل قبل إتمام الصفقة. إنه مصمم للسماح لك ، للبائع ، بتحديد التزامك ببيع كمية معينة من المنتجات أو الخدمات بسعر محدد. تعمل الصيغة الأولية كعرض أسعار ، حيث تخبر المشتري المحتمل بما تقدمه وتوضح شروط البيع. يمكن أيضًا استخدام الفاتورة المبدئية لدعم طلبات المشترين للحصول على ائتمان من مؤسستهم المالية ، وكذلك من قبل مسؤولي الجمارك لحساب الرسوم والضرائب.

1

حدد السعر وشروط البيع للصفقة المحتملة التي رتبتها مبدئيًا مع المشتري. ضع في الاعتبار جميع التكاليف الإضافية التي قد تتكبدها كبائع ، خاصة إذا كانت المنتجات المباعة سيتم تصديرها إلى بلد آخر. تشمل الشحن أو غيره من وسائل النقل والتخزين والتأمين والضرائب والرسوم والرسوم الجمركية. تعتبر هذه المعلومات بمثابة عرض ملزم لبيع السلع أو الخدمات بموجب الشروط المحددة ، لذا اجعلها كاملة ودقيقة قدر الإمكان.

2

قم بإنشاء فاتورتك المبدئية باستخدام عرض أسعار أو تنسيق فاتورة تجارية. تأكد من طباعة الكلمات "Pro Forma Invoice" بوضوح أعلى الصفحة. قم بتضمين الأسماء الكاملة والعناوين البريدية لك (البائع) ومستلم الفاتورة (المشتري المحتمل) إلى جانب تاريخ إنشاء الفاتورة. إذا كانت الاتفاقية صالحة فقط خلال تاريخ معين ، فقم بتضمين ذلك التاريخ أيضًا ، باستخدام عبارة مثل "البنود سارية حتى 31 آذار (مارس) 2013" أو "البنود خاضعة للتغيير بعد 31 آذار (مارس) 2013".

3

حدد بوضوح العناصر أو أنواع الخدمة التي تغطيها الفاتورة المبدئية. أدرج كل عنصر أو منتج على حدة وحدد عدد كل عنصر تقدمه. قم بتضمين أي تفاصيل وصفية ضرورية أخرى ، مثل الحجم أو اللون أو رقم الطراز أو أي تفاصيل أخرى ذات صلة بالبيع. إذا كنت تبيع الكرات ، على سبيل المثال ، يمكنك إدراج "كرة طفل ، مطاط أحمر ، قطر 2 بوصة ، 12 لكل منها" كسطر واحد في فاتورتك. بالنسبة للشحنات التي تذهب خارج الولايات المتحدة ، قم بتضمين بلد المنشأ - حيث يتم تصنيع كل منتج - لتلبية متطلبات الجمارك والاستيراد / التصدير.

4

حدد الشروط المالية وشروط الشحن للاتفاقية المقترحة. يجب أن توضح الصيغة الأولية نوع العملة التي سيتم استخدامها - الدولار الأمريكي واليورو والفرنك السويسري - بالإضافة إلى شروط الدفع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك تضمين تكلفة لكل وحدة لكل عنصر وإجمالي لكل نوع عنصر. بالنسبة إلى كرة الأطفال الحمراء ، سيكون الإدخال الكامل على الفاتورة الأولية كالتالي: كرة طفل ، مطاط أحمر ، قطر 2 بوصة ، صنع في الولايات المتحدة الأمريكية ، 12 لكل منها بسعر 1.50 دولار = 18.00 دولارًا.

5

توقيع وتاريخ الفاتورة المبدئية الخاصة بك. يجب أن تتضمن كتلة التوقيع الخاصة بك اسمك الكامل والمسمى الوظيفي أو المنصب داخل الشركة ، لذلك يمكن للمستلم أن يكون واثقًا من أنك في منصب مرخص له لتقديم عرض المبيعات.